Règlement d’Ordre Intérieur
Règlement d’Ordre Intérieur de la CID (anciennement CDECF),
en exécution de l’Art. 6 sur les Statuts de l’association
Chapitre I – SIEGE ET COMPOSITION
Article 1
Le siège du Conseil d’Administration de la Commission Internationale Déontologique est situé au siège social de l’association.
Article 2
Le Conseil d’Administration est composé de six membres au minimum. Au moins quatre de ces membres sont entièrement indépendants du client et n’ont jamais eu de lien structurel avec celui-ci. Deux membres au maximum ont eu un lien structurel avec le client, sans être à l’heure actuelle encore structurellement actif avec le client. Un des membres externes est nommé président par le Conseil d’Administration. Un autre membre (indépendant ou n’ayant pas été lié au client) exerce la tâche de secrétaire et de trésorier.
Les dispositions suivantes garantissent l’indépendance de la CID face au client:
- Le Conseil d’Administration est constitué en majorité de membres qui, d’aucune manière, ne sont ou n’ont été liés au client;
- Durant le traitement des thèmes pour lesquels un ou plusieurs membres du Conseil d’Administration sont ou pourraient être, directement ou indirectement, des parties intéressées, ce ou ces membre(s) ne participe(nt) pas aux discussions ni à la formulation de conseils;
- L’avis final au sujet d’une question est transcrit dans un document signé par les membres du Conseil d’Administration qui n’ont pas ou n’ont pas eu de lien structurel avec le client;
- Le client ne fournit aucun crédit de fonctionnement récurrent à la CID. Pour les dépenses effectuées par la Commission dans le cadre du traitement des demandes d’avis officiel ou de médiation par le client, il est demandé une rémunération, proportionnel au travail fourni.
Un collaborateur externe peut assister le président et le secrétaire/trésorier lors de la préparation, la rédaction de rapports et l’exécution des décisions du Conseil d’Administration.
Le Conseil d’Administration peut assigner la direction quotidienne de l’ASBL et la représentation de la direction de l’ASBL à une ou plusieurs personnes sans que celles-ci n’occupent nécessairement un poste de direction. La composition de l’organe de gestion quotidienne est déterminée par le Conseil d’Administration. Par le terme ‘gestion quotidienne’, l’on entend tout acte nécessaire à la vie quotidienne de l’association, ou tout acte qui, par son importance minime ou par sa nécessité d’une solution rapide, justifie une intervention de la gestion quotidienne. En cas de doute, le Conseil d’Administration peut à tout moment entériner l’acte de l’organe de gestion quotidienne par la suite.
Chapitre II – Réunion, convocation et agenda
Article 3
Le Conseil d’Administration tient ses séances à Bruxelles ou à Louvain (Faculty Club), à l’endroit mentionné sur la convocation. Les locaux et le matériel nécessaires à la réunion sont mis à disposition du conseil par le président.
Outre les organes réglementés par la loi, le règlement d’ordre peut toujours prévoir d’autres organes de gestion, de conseil ou de contrôle. Le Conseil d’Administration peut aussi instituer un ou plusieurs groupes de travail qui s’occuperont d’un problème précis. Ces groupes de travail peuvent se réunir à l’endroit qui leur convient le mieux. Leurs conseils ou résultats sont soumis lors de la prochaine réunion du Conseil d’Administration.
Article 4
Les dates de réunion sont fixées selon un calendrier fixe ou à la fin de chaque réunion. Le Conseil d’Administration se réunit en outre chaque fois que le président le juge nécessaire ou à la demande (d’un tiers) du Conseil d’Administration. Dans ce cas, la réunion se déroule dans les (huit) jours après la demande.
En plus de ces réunions, le Conseil d’Administration pourra aussi disposer du temps de réunion nécessaire prévu pour la discussion des informations dispensées.
Article 5
Le Conseil d’Administration se réunit durant les heures de bureau, excepté lorsqu’il en décide autrement.
Le Conseil d’Administration se réunit dans tous les cas deux fois par an, et de plus, à chaque fois qu’une affaire urgente ou importante exige une réunion supplémentaire. Si le président juge que le traitement d’une question ne nécessite pas de débat ‘en direct’, le traitement peut se dérouler par voie électronique.
Article 6
L’invitation à la réunion avec mention des points à l’ordre du jour est envoyée ou remise en main propre au plus tard (huit) jours avant la réunion.
Tous les documents qui concernent l’ordre du jour sont joints à l’invitation, à moins que d’autres dispositions légales prévoient une remise antérieure.
Lorsque le membre est empêché d'assister à la réunion, il en avertit le président.
Article 7
L'ordre du jour est établi et expédié par la poste ou par mail au plus tard (huit) jours avant la réunion par le président et le secrétaire. A l'ordre du jour figureront toutes les questions dont le président a décidé ou dont un membre du Conseil d’Administration a demandé au moins (douze) jours avant la réunion qu'elles y figurent; cette demande doit être dûment motivée.
Figurent également à l'ordre du jour, les questions pour lesquelles un avis ou un rapport a été demandé au moins douze jours avant la réunion. Afin de préparer la réunion, une telle question est justifiée et assortie des documents y afférents.
Par réunion, un ou deux thèmes transmis à la Commission par le client sont traités. Les questions de conseil ou de médiation concernent, de préférences, des thèmes généralement pertinents, et non de la casuistique liée aux individus. La casuistique peut uniquement jouer un rôle d’indicateur d’un problème plus général, sur lequel la commission se prononcera d’un point de vue consultatif.
Aux réunions du Conseil d’Administration, un représentant du client peut toujours être invité. Les membres de l’Assemblée Générale de l’asbl, qui ne sont pas membres du Conseil d’Administration, peuvent également être invités.
En outre, en fonction du thème traité, des experts (expérimentés) ad hoc peuvent être invités.
Durant le traitement des thèmes, pour lesquels un ou plusieurs membres du Conseil d’Administration sont ou pourraient être, directement ou indirectement, des parties intéressées, ce ou ces membre(s) ne participe(nt) pas aux discussions ni à la formulation de conseils.
L’avis final au sujet d’une question est transcrit dans un document signé par les membres du Conseil d’Administration qui n’ont pas ou n’ont pas eu de lien structurel avec le client.
Article 8
Lorsque le conseil estime que l'ordre du jour ne peut pas être terminé par manque de temps, les points qui n'ont pas encore été examinés doivent être discutés en priorité au cours de la prochaine réunion ou lors d’une réunion spéciale qui aura lieu dans le mois.
Chapitre III – De la présidence et du secrétariat
Article 9
Après concertation avec le secrétaire (et son (sa) collaborateur(-trice) externe), le président prépare l’ordre du jour des réunions. Les membres peuvent soumettre des points à l’avance. Ils s’engagent dans ce cas à transmettre à l’avance la documentation pertinente au président ou au secrétaire. À cet effet, ils désignent éventuellement un orateur externe. Un point présenté est inscrit à l’ordre du jour s’il fait partie des buts du client, comme décrit dans les Statuts.
Le président se charge de la préparation logistique des réunions, après concertation avec le secrétaire (et son (sa) collaborateur(-trice) externe).
Article 10
Le président préside la réunion. Lorsque le président est absent ou est empêché d'assister à la réunion, il doit se faire remplacer par le vice-président ou, en son absence, par le membre le plus âgé. Le vice-président ou, en son absence, le membre le plus âgé, possède la même compétence, le même pouvoir et la même compétence de décision que le président.
Article 11
Le président veille au bon fonctionnement du conseil, maintient l’ordre, fait respecter le règlement, dirige les discussions et les clôture, pose les questions au sujet desquelles une décision doit être prise, annonce les décisions prises.
Les points à l’ordre du jour doivent être discutés dans l’ordre où ils figurent sur la convocation. Seul le Conseil d’Administration peut rayer un ou plusieurs points de l’ordre du jour ou modifier leur ordre.
Article 12
Le président veille à faire exécuter les décisions du Conseil d'Administration.
Il veille à ce que les discussions se déroulent dans l'objectivité et le respect de l'opinion d'autrui nécessaires à l'esprit de coopération qui doit régner au sein du Conseil d'Administration.
Il rappelle à l'ordre les membres qui se rendent coupables d'une accusation ou d'une allusion personnelle blessante.
Article 13
Les mandats sont attribués durant une réunion du Conseil d’Administration. Un secrétaire adjoint peut également être nommé. Il remplace le secrétaire lorsque celui-ci est empêché.
Article 14
Le secrétaire expédie les convocations, reçoit du président la correspondance destinée au Conseil d’Administration, dresse les procès-verbaux de la réunion et conserve ces procès-verbaux ainsi que les archives, en outre, il s’assure que les procès-verbaux soient communiqués aux membres.
Article 15
Le président fournit au secrétaire et aux membres du Conseil d’Administration toute la collaboration matérielle dont ils ont besoin pour accomplir leur tâche. Le secrétaire doit pouvoir disposer du temps nécessaire pour accomplir sa tâche.
Les personnes désignées pour assister le secrétaire dans l’accomplissement de son mandat le font sous sa responsabilité.
Article 16
Le Conseil d’Administration peut charger le président ou le secrétaire ou tout autre membre de le représenter auprès des autorités administratives et auprès des institutions publiques ou privées.
Pour les dépenses effectuées par la CID dans le cadre du traitement des demandes d’avis officiel ou de médiation, par elle-même ou l’un de ses membres, il est demandé une rémunération au client, en proportion du travail fourni.
Le client paye la construction et l’entretien d’un site web de la CID, en étroite concertation avec le président de la CID. Le client paye les dépenses liées à la création d’un logo pour la CID.
Chapitre IV – PROCES-VERBAUX ET ARCHIVES
Article 17
Le projet de procès-verbal des réunions, dressé par le secrétaire, est présenté dans les (trois) jours au président. Les procès-verbaux contiennent au moins
1. les propositions faites au Conseil d’Administration
2. un résumé fidèle des discussions
3. les avis émis et les décisions prises par le Conseil d’Administration
Le procès-verbal est lu à l'ouverture de la séance qui suit celle à laquelle il se rapporte. Il est approuvé immédiatement, en même temps que d’éventuelles modifications.
Une copie certifiée conforme par le président et le secrétaire des procès-verbaux modifiés est envoyée à chaque membre par l'entremise du secrétaire.
Article 18
Toutes les archives sont conservées à l’endroit désigné par le Conseil d’Administration dans un meuble spécialement réservé à cet effet et fermant à clé, laquelle est conservée par le secrétaire.
Elles restent à la disposition des membres qui peuvent les consulter sur place et sans déplacement de ces archives aux jours et heures fixés par le Conseil d’Administration.
Chapitre V – ETUDE ET ACTIVITES DE CONSEIL
Article 19
Le Conseil d’Administration peut charger un ou plusieurs de ces membres d’examiner les points figurant à l’ordre du jour rentrant dans le cadre de sa compétence et d’en faire rapport en s’inspirant de l’esprit de collaboration qui doit régner au sein du Conseil d’Administration.
Les membres du Conseil d’Administration peuvent inviter des personnes en tant que conseillers aux réunions.
Chapitre VI – RAPPORT D’ACTIVITE
Article 20
Dans le courant du premier trimestre de l'année, le Conseil d'Administration établit un rapport sur son activité de l'année précédente. Un exemplaire de ce rapport:
a) est remis à chacun des membres effectifs du Conseil d’Administration,
b) est déposé dans le meuble réservé aux archives où il peut être consulté sur place et sans déplacement des documents par toute personne autorisée à les consulter par le Conseil d’Administration, aux jours et heures fixés par le Conseil d’Administration,
c) est publié sur le site web de l’association si le Conseil d’Administration le juge utile. Le Conseil d’Administration décide alors des points, qui par leur caractère confidentiel, seront supprimés des procès-verbaux, en vue de la publication.
Chapitre VII – MODIFICATIONS DU REGLEMENT
Article 21
Le présent règlement peut être modifié sur proposition, régulièrement inscrite à l'ordre du jour, du président ou d'un membre du Conseil d’Administration.
Le Conseil d’Administration peut décider que la modification du règlement soit placée à l’ordre du jour une fois par an, à date fixe.
Aucune modification qui ne serait pas conforme aux dispositions légales et réglementaires en vigueur ne peut être apportée au règlement.
Chapitre VIII – DISPOSITIONS FINALES
Article 22
Un exemplaire du règlement d'ordre intérieur doit être remis à chacun des membres du Conseil d'Administration.
Ce règlement d'ordre intérieur a été adopté par le Conseil d'Administration et l’Assemblée Générale, à l'unanimité des voix, au cours de la réunion du 6 octobre 2008 et est applicable à partir de cette même date.
