Huishoudelijk Reglement
Huishoudelijk Reglement IDC (voorheen EDCG),
ter uitvoering van Art. 6 van de Statuten van de vereniging
Hoofdstuk 1 – ZETEL EN SAMENSTELLING
Artikel 1
De zetel van de Raad van Bestuur van de Internationale Deontologische Commissie is gevestigd op de maatschappelijke zetel van de vereniging.
Artikel 2
De Raad van Bestuur bestaat uit ten minste zes leden. Ten minste vier van de leden zijn volledig onafhankelijk van de opdrachtgever en hebben er nooit een structurele band mee gehad. Maximaal twee leden hebben een structurele band gehad met opdrachtgever, zonder nu nog structureel actief te zijn in opdrachtgever. Eén van de externe leden wordt door de Raad van Bestuur aangeduid als voorzitter. Een ander lid (onafhankelijk van of niet verbonden geweest met opdrachtgever) neemt de taak van secretaris en penningmeester op zich.
De volgende bepalingen waarborgen de onafhankelijkheid van IDC ten overstaan van opdrachtgever:
- De Raad van Bestuur bestaat bij meerderheid uit leden die op geen enkele manier structureel verbonden zijn of zijn geweest met opdrachtgever;
- Bij de behandeling van themata, waarbij één of meerdere leden van de Raad van Bestuur rechtstreeks of onrechtstreeks belanghebbende partij zijn of zouden kunnen zijn, neemt dit lid of nemen deze leden geen deel aan de besprekingen en de adviesformulering;
- Het eindadvies over een vraagstelling wordt vastgelegd in een document dat wordt ondertekend door de leden van de Raad van Bestuur die zelf geen structurele band met opdrachtgever hebben of gehad hebben;
- Opdrachtgever verschaft geen recurrent werkingskrediet aan IDC. Voor de onkosten die de Commissie maakt bij de behandeling van vragen om een formeel advies en of bemiddeling, aan haar gesteld door opdrachtgever wordt wel een vergoeding gevraagd in verhouding tot het geleverde werk.
Een externe medewerker kan de voorzitter en de secretaris/penningmeester assisteren bij de voorbereiding, verslaggeving en uitvoering van beslissingen van de Raad van Bestuur.
De Raad van Bestuur kan het dagelijks bestuur van de VZW en de vertegenwoordiging van de VZW m.b.t. het bestuur opdragen aan één of meer personen zonder dat deze bestuurder moeten zijn. De samenstelling van het orgaan van het dagelijks bestuur wordt dan door de Raad van Bestuur bepaald. Onder dagelijks bestuur wordt ten dezen begrepen alle handelingen nodig voor het dagelijks leven van de vereniging, of die wegens hun geringe belang als omwille van de noodzakelijkheid van een snelle oplossing een tussenkomst van het dagelijks bestuur verrechtvaardigen. In geval van twijfel kan de Raad van Bestuur de handeling van het orgaan van dagelijks bestuur ten allen tijde achteraf bekrachtigen.
Hoofdstuk II – VERGADERING, OPROEPING EN AGENDA
Artikel 3
De Raad van Bestuur vergadert te Brussel of te Leuven (Faculty Club) op de plaats zoals aangeduid in de oproeping De voor de vergadering nodige lokalen, evenals het desgevallende nodige materiaal, wordt door de voorzitter ter beschikking gesteld van de raad.
Naast de in de Wet geregelde organen kan het huishoudelijk reglement steeds voorzien in andere bestuurs-,advies -of controleorgangen. De Raad van Bestuur kan ook één of meerdere werkgroepen organiseren die zich met een bepaald probleem zal bezighouden. Deze werkgroepen kunnen samenkomen op de plaats die hen het best past. Hun adviezen of resultaten worden voorgelegd aan de eerst volgende vergadering van de Raad van Bestuur.
Artikel 4
De data van de vergadering worden vastgesteld volgens een vast kalender of bij het einde van elke vergadering, De Raad van Bestuur vergadert bovendien telkens als de voorzitter het nuttig acht of op aanvraag van (een derde) van de Raad van Bestuur, in dit geval heeft de vergadering plaats binnen (acht) dagen na de aanvraag.
Naast deze vergaderingen zal de Raad van Bestuur ook de nodige vergadertijd krijgen die er voorzien is voor de besprekingen van de verstrekte informaties.
Artikel 5
De Raad van Bestuur vergadert tijdens de werkuren, behalve wanneer hij daar anders toe beslist.
De Raad van Bestuur vergadert in elk geval twee maal per jaar, en bovendien telkens wanneer een dringende of belangrijke aangelegenheid om een bijkomende vergadering vraagt. Als de voorzitter oordeelt dat de bespreking van een vraagstelling geen ‘rechtstreekse’ discussie vereist, kan de bespreking via elektronische weg verlopen.
Artikel 6
De uitnodiging tot de vergadering met vermelding van de agendapunten, wordt uiterlijk (acht) dagen vóór de vergadering aan de leden toegestuurd of ter hand gesteld.
Alle documenten die betrekking hebben op de agenda, worden bij de uitnodiging gevoegd tenzij andere wettelijke bepalingen in een vroegere terhandstelling voorzien.
In geval het lid verhinderd is aan de vergadering deel te nemen, verwittigt hij het voorzitter.
Artikel 7
De agenda wordt uiterlijk (acht) dagen vóór de vergadering door de voorzitter en de secretaris opgesteld en verzonden per post of per email. Op de agenda moeten alle kwesties voorkomen waarvan de voorzitter heeft beslist of waarvan een lid van de Raad van Bestuur ten minste (twaalf) dagen voor de vergadering heeft gevraagd dat zij erop zouden worden gebracht, zodanige vraag moet met redenen worden omkleed.
Ook komen op de agenda voor, de kwesties waarvoor ten minste twaalf dagen vóór de vergadering advies of verslag is gevraagd. Ter voorbereiding van de vergadering wordt zulkdanige vraag verantwoord en gaat vergezeld van de desbetrefffende documenten.
Per vergadering worden één of twee thema’s behandeld die aan de Commissie werden overgemaakt door opdrachtgever. De vragen om advies en of bemiddeling hebben bij voorkeur betrekking op algemeen relevante themata en niet op persoonsgebonden casuïstiek. Casuïstiek kan enkel een rol spelen als indicator van een meer algemene problematiek, waarover de commissie zich wel adviserend kan uitspreken.
Op de vergaderingen van de Raad van Bestuur kan steeds een vertegenwoordiger van opdrachtgever worden uitgenodigd. De leden van de Algemene Vergadering van de vzw die geen lid zijn van de Raad van Bestuur, kunnen eveneens worden uitgenodigd.
Daarnaast kunnen, in functie van het behandelde thema, ad hoc (ervarings)experten worden uitgenodigd.
Bij de behandeling van themata, waarbij één of meerdere leden van de Raad van Bestuur rechtstreeks of onrechtstreeks belanghebbende partij zijn of zouden kunnen zijn, neemt dit lid of nemen deze leden geen deel aan de besprekingen en de adviesformulering.
Het eindadvies over een vraagstelling wordt vastgelegd in een document dat wordt ondertekend door de leden van de Raad van Bestuur die zelf geen structurele band met opdrachtgever hebben of gehad hebben.
Artikel 8
Wanneer de Raad van Bestuur oordeelt dat wegens tijdsgebrek de dagorde niet kan worden afgehandeld, moeten de nog niet afgehandelde punten bij voorrang besproken worden op de volgende vergadering of een speciale vergadering die zal plaatsvinden binnen de maand.
Hoofdstuk III – VOORZITTERSCHAP EN SECRETARIAAT
Artikel 9
Na overleg met de secretaris (en zijn/haar externe medewerker) bereidt de voorzitter de agenda van de vergaderingen voor. Leden kunnen vooraf punten aanbrengen. Zij engageren er zich in dat geval toe de daarvoor relevante documentatie vooraf over te maken aan de voorzitter of de secretaris. Eventueel stellen zij daarbij een externe spreker voor. Een voorgesteld punt wordt geagendeerd indien het valt binnen het bereik van de doelstellingen van opdrachtgever, zoals omschreven in de Statuten
De voorzitter neemt de logistieke voorbereiding van de vergaderingen op zich, na overleg met de secretaris (en zijn/haar externe medewerker).
Artikel 10
De voorzitter zit de vergadering voor. Bij afwezigheid of verhindering moet hij zich laten vervangen door de ondervoorzitter of bij afwezigheid hiervan het oudste lid. De Ondervoorzitter of bij diens afwezigheid het oudste lid heeft dezelfde bevoegdheid, hetzelfde gezag en dezelfde beslissingsbevoegdheid als de voorzitter.
Artikel 11
De voorzitter zorgt voor de goede werking van de raad, handhaaft de orde, doet het reglement naleven, leidt de besprekingen en sluit ze af, stelt de vragen waarover een beslissing moet worden genomen, kondigt de genomen beslissingen aan.
De punten van de agenda moeten worden besproken in de volgorde waarin zij op de oproeping voorkomen. Alleen de Raad van Bestuur kan één of meer punten van de agenda schrappen of de volgorde ervan wijzigen.
Artikel 12
De voorzitter waakt erover dat de beslissingen van de Raad van Bestuur worden uitgevoerd.
Hij ziet er op toe dat de besprekingen verlopen met de objectiviteit en de eerbiediging van andermans mening, die onmisbaar zijn voor de geest van samenwerking die in de Raad van Bestuur moet heersen.
De leden, die zich aan een aantijging of een kwetsende persoonlijke zinspeling schuldig maken, roept hij tot de orde.
Artikel 13
De mandaten worden wordt tijdens een vergadering van de Raad van Bestuur toegewezen. Er kan ook een adjunct-secretaris worden aangesteld. Hij vervangt de secretaris wanneer deze verhinderd is.
Artikel 14
De secretaris verzendt de oproepingen, ontvangt van de voorzitter de aan de Raad van Bestuur gerichte briefwisseling, stelt de notulen van de vergadering op en bewaart deze notulen alsook het archief, hij zorgt er bovendien voor dat de notulen aan leden medegedeeld worden.
Artikel 15
De voorzitter bezorgt de secretaris en de leden van de Raad van Bestuur alle materiële medewerking die deze nodig hebben om hun opdracht te vervullen. De secretaris moet over de nodige tijd kunnen beschikken om zijn opdracht uit te voeren.
De personen die zijn aangewezen om de secretaris in het vervullen van zijn opdracht bij te staan, doen dit onder zijn verantwoordelijkheid.
Artikel 16
De Raad van Bestuur kan de voorzitter en de secretaris of enig ander lid gelasten hem bij de administratieve overheden en bij de openbare op privé-instellingen te vertegenwoordigen.
Voor de onkosten die de IDC maakt bij de behandeling van vragen om een formeel advies of voor mediatie door haarzelf of één van haar leden wordt aan opdrachtgever een vergoeding gevraagd in verhouding tot het geleverde werk.
Opdrachtgever betaalt de constructie en het onderhoud van een website van IDC, in nauw overleg met de voorzitter van IDC. Opdrachtgever betaalt de onkosten verbonden aan de creatie van een logo van IDC.
Hoofdstuk IV – NOTULEN EN ARCHIEF
Artikel 17
Het ontwerp van de notulen, opgemaakt door de secretaris, wordt binnen (drie) dagen aan de voorzitter voorgelegd. De notulen bevatten minstens
1. de aan de Raad van Bestuur gedane voorstellen
2. een getrouwe samenvatting van de besprekingen
3. de uitgebrachte adviezen en de door de Raad van Bestuur genomen beslissingen
De notulen worden besproken bij aanvang van de vergadering volgend op die waarop zij betrekking hebben. Zij worden onmiddellijk goedgekeurd, tegelijk met eventuele wijzigingen.
Een door voorzitter en secretaris gewaarmerkt afschrift van de gewijzigde notulen wordt door toedoen van de secretaris aan ieder lid bezorgd.
Artikel 18
Het gehele archief wordt in het door de Raad van Bestuur aan te duiden plaats bewaard in een meubel, dat speciaal daartoe is bestemd en op slot kan worden gedaan, en waarvan de secretaris de sleutel houdt.
Het blijft ter beschikking van de leden die het ter plaatse en zonder verplaatsing van dit archief op de door de Raad van Bestuur vastgestelde dagen en uren kunnen raadplegen.
Hoofdstuk V – STUDIE EN ADVIESOPDRACHTEN
Artikel 19
De Raad van Bestuur kan één of meer van zijn leden gelasten de punten die op de agenda staan of die binnen het raam van zijn bevoegdheid vallen, te onderzoeken en hierover verslag uit te brengen, waarbij zij zich laten leiden door de geest van verstandhouding die in de Raad van Bestuur moeten heersen.
De leden van de Raad van Bestuur kunnen personen als adviseurs op de vergaderingen uitnodigingen.
Hoofdstuk VI – VERSLAG OVER DE WERKZAAMHEDEN
Artikel 20
In de loop van de eerste kwartaal van het jaar maakt de Raad van Bestuur een verslag op over zijn werkzaamheden van het vorig burgerlijk jaar. Een exemplaar van dit verslag:
a) wordt bezorgd aan ieder effectief lid van de Raad van Bestuur,
b) wordt gedeponeerd in het meubel bestemd voor het archief waar het, zonder verplaatsing, ter inzage ligt van elkeen die hiertoe door de Raad van Bestuur wordt toegelaten op de door de Raad van Bestuur vastgestelde dagen en uren.
c) wordt bekendgemaakt op de website van de vereniging indien de Raad van Bestuur dit zinvol acht. De Raad van Bestuur beslist alsdan welke punten wegens hun vertrouwelijk karakter uit de notulen zullen worden geschrapt met het oog op deze bekendmaking.
HOOFDSTUK VII WIJZIGINGEN AAN HET REGLEMENT
Artikel 21
Dit reglement kan worden gewijzigd op een regelmatig op de agenda ingeschreven voorstel van de voorzitter of van een lid van de Raad van Bestuur.
De Raad van Bestuur kan beslissen dat het wijzigen van het reglement eenmaal per jaar, op een vaste datum, op de agenda wordt geplaatst.
Aan het reglement kan geen wijziging worden gebracht die tegen de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen zouden indruisen.
Hoofdstuk VIII- SLOTBEPALINGEN
Artikel 22
Een exemplaar van het huishoudelijk reglement moet aan alle leden van de Raad van Bestuur worden bezorgd.
Dit huishoudelijk reglement werd door de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering met eenparigheid van stemmen goedgekeurd tijdens de vergadering van 6 oktober 2008 en is van toepassing vanaf dezelfde datum.
